中水物資西安公司：全力做好招評標現(xiàn)場會務服務保障工作
來源：中國能源新聞網(wǎng) 時間：2024-07-15 17:12
梁燕
每一場圓滿結(jié)束的大唐集團西北區(qū)域二級集中招評標會議，留在大家腦海中的是井然有序的流程安排、合理設(shè)置區(qū)域劃分的會場布置、用心用情全天服務的會務保障和細致高效的會后報銷服務……這些都離不開會務人員的辛勤付出。
2024年以來，中國水利電力物資西安有限公司（以下簡稱“中水物資西安公司”）統(tǒng)籌安排，主動靠前服務，積極打造優(yōu)質(zhì)會務品牌，受到參會人員的一致好評。
在“早”字上齊發(fā)力，認真做好會前部署工作。制定《二級集中招標會務管理流程》，確保籌備工作扎實推進。加強與會議酒店銜接，組織召開會前協(xié)調(diào)會議與酒店各部門圍繞會場布置、設(shè)備設(shè)施調(diào)試、安全疏散、衛(wèi)生保潔等方面提早謀劃。明確現(xiàn)場服務規(guī)范和工作要求，內(nèi)容包括樓宇管控、簽到流程、安保維護、區(qū)域隔離等。定人、定責細化壓實責任，保障招評標會議順利召開。
在“優(yōu)”字上深耕耘，統(tǒng)籌安排現(xiàn)場會務組織。統(tǒng)一工作服裝、統(tǒng)一儲存設(shè)備、統(tǒng)一身份標識、統(tǒng)一呼叫設(shè)備、統(tǒng)一保管通信工具。注重事中服務，定期巡查招評標區(qū)域，做好每個服務細節(jié)。組內(nèi)設(shè)置夜間AB崗為參會人員提供各項服務。小到茶水臺的不間斷供應，大到協(xié)助項目經(jīng)理對技術(shù)商務聯(lián)絡(luò)會議室使用統(tǒng)籌預安排，確保會場服務優(yōu)質(zhì)高效。
在“細”字上下功夫，做細落實各環(huán)節(jié)保障工作。提前排查風險隱患，切實提升應急處置能力。與酒店聯(lián)動在會前組織宣貫消防安全要點并開展緊急疏散逃生桌面演練。進一步完善會場應急預案，配備應急裝置。在每一位專家的房間放置便攜式緊急呼叫按鈕，嚴格落實夜間值守制度，為評審專家安全提供新保障。
在“快”字上出實效，提升咨詢費報銷速度。評標結(jié)束后現(xiàn)場一對一核對專家賬戶信息，避免報銷時因為信息不全或者錯誤造成票據(jù)退回的問題。建立專家溝通群，隨時跟進處理專家開票和報銷的疑難事宜。緊扣報銷重點環(huán)節(jié)，將手工報銷時限分環(huán)節(jié)分段進行限定、細化時間節(jié)點。按照“即來即審”的原則，對每一筆報銷票據(jù)把好審核關(guān)。
下一步，中水物資西安公司將全面提升評標現(xiàn)場會議標準化、規(guī)范化管理水平，堅持“服務是生存之本、廉潔是發(fā)展之基”的服務理念，全力做好招標代理服務工作。
責任編輯：楊娜
